Dedícate solo a lo que mejor sabes hacer.
√ Centraliza toda tu organización digital en un solo sitio.
√ Deja de perder tiempo probando decenas de herramientas digitales que luego no terminas de implementar.
√ Libera tu mente de inputs innecesarios en tu día a día y conecta con tus prioridades reales.
Pero, ¿sabes? Conseguir esto lleva algo de tiempo, y quien te diga lo contrario no te dice la verdad.
Déjame que te lo explique con una breve historia sobre Amazon
Ahora todo el mundo conoce Amazon, claro, pero pocos conocen esta breve historia sobre cómo surgió lo que ellos mismos llaman su “sistema cáotico” de gestión de almacenes, que contiene grandes aprendizajes para transformar tu negocio en algo mucho más rentable y eficaz…
Oficinas de Seattle, 1999.
Un colaborador se atreve a decirle a Jeff Bezos “Jeff, si seguimos así, el barco se hunde.”,
Así que Bezos tomó una decisión radical…
Verás.
Amazon no era antes lo que es ahora, no mandaban los paquetes en 24 horas. ¿Y sabes por qué no lo hacían…? Porque sus almacenes eran un puto caos.
¿Sabes cómo estaban sus almacenes? Un puto caos.
Empleados corriendo de un lado a otro buscando productos, paquetes que se enviaban mal, clientes recibiendo cosas que no habían pedido. Como los almacenes estaban organizados por categorías, en cada esquina veías un trabajador revisando un estante lleno de libros porque no encontraba uno.
¿El resultado? Retrasos. Envíos costosos. Clientes cabreados.
Y, lo peor de todo, millones de dólares perdiéndose.Concretamente, $720 millones de pérdidas netos frente a 124 del año anterior.
¿La solución?
Bien. Creo que todos conocemos al menos de oídas a este personaje público y también puede que conozcas de oídas sus excentricidades…. Lo que nadie se esperaba, no es que rediseñara los almacenes desde cero…
Es el cómo lo hizo.
El Sistema Caótico de Amazon.
En lugar de organizar las cosas por categorías (como tú lo harías en tu cocina, con los vasos por un lado y los platos por otro), Amazon decidió mezclarlo todo.
Como lo lees.
¿Un libro puede estar al lado de un paquete de pilas? Sí. ¿Un videojuego junto a una caja de pañales? También.
Cada producto tiene un código único, y un sistema informático sabe exactamente dónde está cada cosa. Lo importante no es dónde está el producto, sino tener un sistema centralizado que te diga cómo llegar a él en segundos.
Y ahora, el resultado.
En cuestión de meses, los tiempos de envío se redujeron drásticamente. Las devoluciones por errores bajaron a mínimos históricos. Y Amazon llegó al estándar de velocidad y eficiencia que todos conocemos.
Hoy, si pides algo y te llega al día siguiente, no es magia. Es pura organización.
Dicho esto, todo negocio o persona que sepa aplicar (BIEN) un sistema de organización, hará que su negocio sea mucho más rentable.
La falta de organización digital y tener diez herramientas diferentes (OneNote, Monday, Assana, Calendar…), sin llegar a implementar ninguna definitivamente en lugar de centralizar un sistema, es uno de los grandes problemas de nuestro tiempo. Seas una empresa millonaria como Amazon o una veinteañera como era yo.
Incluso da igual que los negocios sean físicos, online, de un solo servicio, de lo que quieras.
Se calcula que los directivos dedican alrededor de seis semanas al año a localizar información extraviada.
Y los trabajadores de oficinas aproximadamente el 40% de su jornada laboral lo pierden en buscar información perdida, gestionar documentos mal clasificados, y lidiar con comunicaciones poco claras.
Curioso.
Curioso porque nunca jamás en la historia habíamos tenido a nuestro alcance herramientas de productividad tan eficientes y gratuitas como ahora.
Pero tener herramientas, no es lo mismo que un sistema de organización. ¿Verdad?
≪Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things.≫ – Peter Drucker.
Está claro que no soy Peter Drucker, aunque sé de lo que estoy hablando.
Desde que comencé mi vida laboral como arquitecta, ninguna empresa en la que he trabajado tenía sistemas claros de organización.
Ninguna tenía tiempo.
Pero sí perdían tiempo en muchas herramientas (Trello, Assana, Excel, Toggl, Calendar…) que finalmente no terminaban implementando, o peor aún, implementaban todas a la vez. Hacían perder tiempo a sus trabajadoras buscando archivos perdidos, duplicando fechas, o repitiendo procesos una y otra vez porque nadie se había molestado en generar una plantilla definiendo esos procesos.
Por eso en 2020 decidí lanzar Emprende con Notion. Y desde entonces esto es lo que yo implemento a otras empresas y profesionales:
Decidí hacer consultorías de Notion para que la organización para ti deje de ser un problema y puedas centrarte en aquello que mejor sabes hacer.
Sé como crear sistemas centralizados de organización adaptados a cada empresa con la que he trabajado. Ahora, puedo ayudarte a ti. Simplemente, tengo esta habilidad.
Te cuento lo que incluye para que lo mires con calma:
√ Auditoría de los sistemas existentes y tus puntos de dolor. Trabajaremos en sesiones 1:1 para ver qué te está quitando tiempo, energía o dinero, y cuántas herramientas digitales utilizas ahora. Me reuniré contigo y con tus personas de confianza. Analizando todo el proceso, de principio a fin.
√ Construcción de un sistema a medida en Notion. No uno genérico, no con doscientas herramientas. Sino algo que centralice todas las necesidades de tu negocio. Escalable. Hecho en Notion y si es necesario con integración de herramientas No Code (como Zapier).
√ Migración e implementación. Tú decides si quieres que migre tus datos de tus antiguas herramientas, o si prefieres que te explique cómo hacerlo y gestionarlo tú mismo. .
√ Formación No te voy a dejar solo con una herramienta que no sabes usar. Os enseñaré a ti y a tu equipo a usar el nuevo sistema en Notion de forma eficiente, además de generar la documentación para nuevos miembros.
√ Onboarding. Es fácil decirte que te ayudo a crear e implementar un sistema de organización adaptado a tu negocio. Lo difícil es mantenerlo en el tiempo. Con las sesiones de formación y onboarding crearemos hábitos de trabajo que puedas mantener en tu nuevo sistema.
√ Acompañamiento. Por mucho que hagamos formación, el uso diario es lo que genera las dudas reales. Durante un mes desde que recibas tu nuevo sistema hecho en Notion tendrás acompañamiento y la posibilidad de ajustar procesos.
√ Opción a apuntarte a una membresía de acompañamiento mensual. Si te preocupa el mantenimiento posterior de tu espacio de trabajo, poder integrar las actualizaciones que lance Notion o resolución de dudas.
Tu próxima acción: completa el formulario para ver si me interesa que trabajemos juntas.
Preguntas frecuentes
¿Es Notion seguro? Me da miedo volcar toda mi información y que luego, no sé, desaparezca o algo.
Yo no soy ninguna experta en ciberseguridad. Diosa me libre. Pero aunque lo fuera, dudo que supiera más que los equipos con los que asesoran empresas como Toyota, Figma, Vercel, Headspace, Blinkist, Typeform... Quiero decir, no niego que tu empresa trate con datos sensibles. Mi pregunta es, ¿más sensibles que los de estas empresas que usan Notion?
¿Y si aparece una aplicación mejor?
Seguramente ocurra. Ninguna empresa se mantiene en el top eternamente. Y después de que aparezca esa nueva, vendrá otra. Y luego otra. Lo importante no es encontar la herramienta perfecta, que como te digo nunca va a existir. Es encontar la que más se pueda adaptar a ti. Con eso en la cabeza, tú deccides si quieres seguir excusándote en utopías o empezar ya a centralizar un sistema de organización en tu empresa.
¿Utilizas algún método específico de productividad para generar los sistemas en Notion?
Por supuesto que no. Hoy están de moda los Second Brain. Ayer el Zettelkasten. Mañana volverá el GTD. Y pasado saldrá otro. El sistema que crearemos estará adaptado a ti, no al sistema de productividad de moda del momento, tengas el tipo de negocio que tengas.
¿Es para mí si…?
- Quiero migrar información desde otra herramienta a Notion.
Migrar siempre es complicado. Y ser capaces de identificar lo que hay que migrar para no llevarte mierda de un lado a otro, más. Te puedo ayudar a migrar tu información desde otras herramientas, y es un momento perfecto para hacer una limpieza de lo que no necesitas. - He empezado a trabajar con Notion pero mi equipo no se acostumbra al nuevo sistema
En esta situación, te puedo proponer una auditoría completa de tu sistema para identificar posibles fricciones y reconstruir todo el sistema de trabajo. También, puedo diseñar formaciones para tu equipo. - Utilizas demasiadas herramientas en tu empresa
No solo por el ahorro de coste que puede conllevar. También para centralizar la información lo máximo posible. - Te gustaría conocer qué procesos se podrían automatizar
Conectar Notion con otras herramientas es posible. Pero se debe analizar profundamente qué automatizaciones se pueden desarrollar, el costo de mantenimiento y toda una serie de cuestiones antes de tomar la decisión. - No tienes ni tiempo ni experiencia suficiente para dedicarle el tiempo que requiere crear un sistema Notion
Para eso estamos. - Tienes un sistema en Notion, pero quieres ir un paso más allá y mejorar lo que ya has construido
Quizás has tomado la decisión de implantar Notion en tu empresa o eres la encargada de hacerlo posible y necesitas acompañamiento en el proceso de estructurar tus bases de datos, crear plantillas e integrar todo el sistema.
Yo solo quería una plantilla por encargo, ¿se puede?
Si quieres que el proceso consista en que te haga una plantilla y hasta luego maricarmen, nada en contra, simplemente yo no trabajo así. Lo vi con los primeros emprendedores con los que trabajé: no sirve que te haga un sistema si luego no hacemos un proceso de implementación, ni aunque me digas que sabes Notion. No lo mantendrás en el tiempo.
Me preocupa la implementación, veo jodido acostumbrarme a Notion en el día a día, y para mi equipo más aún.
Es que Notion no es fácil. ¿Te acuerdas de tu primer día de trabajo? Esa sensación de no saber dónde mirar información, con quién hablar, cómo encontrar tus tareas.
Esa misma sensación es la que se tiene cuando empiezas con una herramienta nueva como Notion, y es el motivo de la importancia de hacer un sistema adaptado a tu equipo, y también es el motivo de que incluya formación, tanto general de Notion como específica para vuestro nuevo sistema.
¿Llevará tiempo?
Tiene que llevarlo. Quien te diga que implementar un sistema de organización centralizado (sea Notion, Obsidian, Google Suite o el que sea) no requiere de tu tiempo, no te dice la verdad. De la creación me encargo yo, pero cuando os guíe en la fase de implementación y formación el protagonista serás tú (y tu equipo). Simplemente, debe ser así. Si ahora no puedes invertir ese tiempo o darle prioridad, no es el momento contratar este servicio.
Ya sé un poco de Notion y tengo bastante claro el esquema de lo que quiero. ¿El precio será menos?
Quizás no necesites la parte de formación en Notion, lo que tendré en cuenta para el presupuesto, por supuesto. Más allá de eso, por experiencia sé que nunca es sólo una plantilla a la carta. En cualquier caso, escríbeme con tu caso para verlo juntas.
¿Qué precio tiene?
Es imposible que te pueda dar una estimación en frío. Esto no es ninguna técnica de marketing de no querer decirte el precio ya que es un precio alto ni nada por el estilo. Simplemente depende de la complejidad de los procesos que requieras en Notion, de si necesitas formación, del tamaño del equipo…
Repito, si te interesa saber más, el primer paso es rellenar este formulario para ponerme en contacto contigo:
Un abrazo, y que Notion te acompañe.
Laura de Arquer